Toma de decisiones: información y datos en las organizaciones ágiles
Profundizamos en el elemento que es el de la toma de decisiones basadas en el conocimiento y evidencia del dato a tiempo real, y un sistema de información que fluya entre las personas y las diferentes áreas de gestión.
Siguiendo en la línea de mi artículo sobre la necesidad que cualquier tipo de organización en el mundo disruptivo y cambiante como el que vivimos, necesariamente tiene que tener un sistema de gestión que sea ágil, damos un nuevo paso y profundizamos en el elemento que es el de la toma de decisiones.
La mejora continua es una de las clave del funcionamiento de las empresas ágiles. Las valoraciones cualitativas son intuitivas pero no son suficientes para conocer en qué medida la organización mejora, ni cuantos recursos necesitamos destinar para alcanzar las metas fijadas.
Además estas valoraciones no dejan de ser percepciones personales, u opiniones que no evidencian una realidad más exacta.
Es entonces la dimensión cuantitativa, información a través de los datos, lo que nos va a permitir mejorar realmente. Dice la ley de Akin : “el análisis sin números es tan solo una opinión”. La empresa ágil debe basar sus tomas de decisiones en datos objetivos, en métricas, que son un instrumento para llegar al auténtico conocimiento.
Al mismo tiempo, las organizaciones ágiles necesitan que sus empleados clave, responsables de los diferentes procesos que se ejecutan y dan lugar a las distintas actividades, tengan acceso a una serie de datos y a una información previamente definida como fundamental para la correcta toma de decisiones en su gestión diaria.
La capacidad para tomar decisiones con rapidez, basadas en un adecuado conocimiento de la realidad de la empresa así como del mercado y sus tendencias, ha pasado a convertirse en una nueva fuente de ventaja competitiva. Cada vez es más importante saber qué está pasando en nuestro mercado y en nuestras propias organizaciones. El tiempo de que disponemos para acceder a esa información es cada vez menor, y consecuentemente necesitamos obtener la información más rápidamente para analizarla y tomar decisiones a partir de ella.
Con un buen sistema de información que proporcione los datos necesarios para dar respuestas a las preguntas planteadas podemos descubrir conocimiento, pero no solo eso, sino que también podemos descubrir información sobre aspectos del negocio que hasta ahora desconocíamos, y con el análisis adecuado transformarlo en conocimiento para la toma de decisiones a tres niveles estratégica, ligados con los procesos estratégicos, prescriptiva y predictiva relacionados con los procesos operacionales y de soporte.
Se tienen que acabar aquellos sistemas de información que no están integrados a través de todos los procesos de la empresa, que los limitan en sus posibles interacciones, y que están diseñados para crear silos compartimentados de información donde solo unas pocas personas se dedican a controlar la acción de las personas que trabajan en ella. Estos sistemas de información solo se explican desde estilos de dirección paternalistas y autoritarios que además con procedimientos detallados y burocráticos, limitan el talento y la capacidad que la inteligencia colectiva de la organización podría proporcionar al flujo de valor propuesto. Este tipo de organizaciones no responden con agilidad al contexto, y si sobreviven es gracias a factores oligopólicos de mercados faltos de competencia por las fuertes barreras de entrada existentes, y que terminarán más pronto que tarde.
Desde FCA Consulting consideramos que un sistema de información de gestión que proporcione los datos adecuados para cada proceso y de la manera más rápida posible, debería contar con los siguientes elementos,
- Tiene que ser un sistema interactivo, que permita un análisis de información continuado en
el tiempo, no sólo en un momento puntual. Aunque evidentemente este último tipo de análisis nos puede aportar valor, es incomparable con lo que nos puede aportar un proceso continuado de análisis de información, en el que por ejemplo podemos ver tendencias, cambios, variabilidades, etc.
- Debe ser explorable, siempre existen momentos en la búsqueda de los datos más adecuados en el que por primera vez accedemos a información que nos facilita su interpretación. En esta primera fase, lo que hacemos es “explorar” para comprender qué sucede en nuestro negocio; es posible incluso que descubramos nuevas relaciones que hasta el momento desconocíamos.
- Que podamos tener la capacidad de descubrir, queremos descubrir relaciones entre variables, tendencias, es decir, cuál puede ser la evolución de la variable, o patrones. Si un cliente tiene una serie de características, cuál es la probabilidad que otro con similares características actué igual que el anterior.
- Los datos del sistema de información deben estar estructurados en un “datawarehouse”, la información que utilizamos tiene que estar almacenada en tablas relacionadas entre ellas. Las tablas tienen registros y cada uno de los registros tiene distintos valores para cada uno de los atributos. Estas tablas están almacenadas en lo que conocemos como un almacén de datos. Se trata de una base de datos en las que se almacenan dichas tablas.
- El sistema debe contar con diferentes áreas de análisis que nos permita centrar el conocimiento en distintos ámbitos, clientes, productos, los resultados de una localización, etc., que queramos analizar con detalle y con un objetivo concreto: la reducción de costes, el aumento de la participación de mercado, el ajuste de previsiones de venta, el cumplimiento los objetivos de ingresos estimados, etc.
- El sistema de información debe estar integrado entre las diferentes áreas de gestión y a lo largo de toda la organización para que todos los procesos que se desarrollan en ella puedan interactuar, y puedan planificarse de manera coordinada.
- Permitir que los responsables de gestionar cada proceso tengan acceso a los datos necesarios para su toma de decisiones y para conocer el grado de evolución de sus objetivos y metas.
Adicionalmente comunicar por parte de los responsables del sistema de información nuevos resultados y efectuar los cambios para que una vez descubierto algún parámetro o patrón que les pueda afectar en su ámbito de decisión sea comunicado a aquellas personas que tengan que realizar los cambios pertinentes en la organización para mejorar la competitividad de la organización.
- Los datos que se necesiten del sistema de información deben ser fácilmente extraíbles, lo más cercano posible al tiempo real, para su análisis inmediato. El valor del dato se encuentra intrínsecamente en su posterior obtención de conocimiento, por lo tanto todo el tiempo y trabajo que se utilice para su extracción resulta ser nulo. Las personas en muchas ocasiones para la analítica de datos utilizan un 80% de su tiempo en su preparación y extracción y tan solo el 20% para su análisis, cuando tiene que ser al revés.
- Los datos necesitan de herramientas de visualización efectivas para su correcta y rápida interpretación. Esta visualización puede ser en forma de gráficas, semáforos, tablas, marcadores, mapas, etc………… Todo rango de datos tiene una mejor forma de presentación para su óptima interpretación. Si la visualización de la información no es la correcta puede llevar a las personas a tomar decisiones equivocadas.
Por último decir que el siguiente paso que esperemos más pronto que tarde tendrán que utilizar todas las organizaciones ágiles para usar el conocimiento a través de los datos es el ámbito del Big Data. Según la consultora Gartner, el Big Data es el “análisis a alta velocidad de un gran volumen y de una gran variedad de datos mediante formas innovadoras y rentables de procesamiento, con el objetivo de mejorar la comprensión y la toma de decisiones”.
Gracias a las técnicas de Big Data las empresas podrán predecir patrones de comportamiento de grupos de interés, y de esta forma tomar decisiones que nos anticipen de una manera proactiva a la planificación de las siguientes acciones a ejecutar en cualquier de los procesos de la organización, ya sea en el plano estratégico, operacional o de apoyo.
Las personas es el factor más importante de cualquier empresa, independientemente de su tamaño o actividad, pero en el caso de las empresas ágiles son las verdaderas protagonistas, porque son personas que están motivadas y comprometidas con el proyecto empresarial al que pertenecen, y por lo tanto más capaces para la entrega de valor. Las personas llevan a cabo y ejecutan los procesos y actividades en cualquier organización, las metodologías, herramientas, técnicas de gestión ayudan a alcanzar los objetivos, pero son las personas que a través de multitud de iteraciones consiguen los resultados previstos.
Característica esencial de la empresa ágil, es que todo el personal que la integre está lo suficientemente motivado para estar totalmente comprometido con el proyecto empresarial del que forman parte, de esta manera son capaces de alcanzar niveles de excelencia en la gestión de todas las áreas y procesos clave de la organización. Los estilos de dirección autoritarios, paternalistas y controladores están totalmente obsoletos, son un obstáculo para que las organizaciones ágiles puedan evolucionar.
Vivimos en la economía del conocimiento donde las personas son contribuyentes netos con sus ideas y habilidades al crecimiento de cualquier organización. Todos los colaboradores tienen talento, y el directivo que es un buen líder debe extraer el mejor potencial de cada uno de ellos para que la estrategia de la empresa llegue a buen término. Pero no solo hay que aprovechar ese potencial, sino que también es responsabilidad del buen líder desarrollar a cada una de las personas de su equipo con mejores características profesionales, y por extensión mejorar las cualidades intrínsecas de la persona.
La empresa que todavía no sea ágil tiene que tener un proceso de transformación para que su sistema de gestión cambie, y para ello va a necesitar de directivos que lideren ese cambio.
Es fundamental que el directivo sepa, tome conciencia y quiera dirigir la organización a la que pertenece con las personas que la conforman. El directivo tiene que tener voluntad de líder. No obstante en este contexto VUCA no basta con ser líder, el directivo tiene que ser un buen líder, alcanzar la excelencia en el liderazgo.
Pero ¿qué características deben tener esos futuros directivos para que sean buenos líderes, y qué van a tener que hacer para generar la motivación intrínseca, el nivel de compromiso, y la confianza suficiente y necesaria en sus equipos hacia esa transformación necesaria de la Empresa Ágil ?.
Desde FCA Consulting consideramos que un el directivo o empresario Buen Líder, debería contar con los siguientes elementos,
- Debe auto-conocerse, tomar conciencia de sus debilidades para mejorarlas, y potenciar sus puntos fuertes hasta la excelencia en su gestión.
- Tiene que definir la misión, visión y valores de la organización que dirige y comunicarlo de manera eficaz a sus partes interesadas. Misión, Valores.
- Tiene que determinar los procesos clave de la organización que serán el motor que impulsen hacia la consecución de sus objetivos. Procesos Clave.
- Debe ser humilde, estar al servicio de las personas que debe dirigir, para apoyarlas, orientarlas, acompañarlas y proporcionarles las herramientas adecuadas para la optimización de sus trabajos.
- Tiene que velar por la seguridad, salud, y óptimas condiciones de trabajo de sus empleados.
- Debe ser empático para poder escuchar las ideas, opiniones, necesidades, de su equipo y de esta forma conocer en qué quiere convertirse la organización. Empatía.
- Debe ser cercano conocer a su equipo, sus competencias, intereses, debilidades, saber lo que les inquieta y preocupa. Interés.
- Tiene la responsabilidad de desarrollar a las personas de su equipo, hacerles tomar conciencia de su autoconocimiento y trazar un plan de carrera para su desarrollo. Maestría.
- Debe evaluar conjuntamente la evolución del colaborador en su desarrollo, reconociendo sus avances, incentivando sus aspectos de mejora. Evaluación.
- Tiene que definir un plan de formación para estrechar el gap entre el nivel de competencia real de su equipo y el que necesita la organización para la correcta ejecución de sus procesos. Formación.
- Debe dar oportunidad de participación y fomentarla a sus equipos para que puedan aportar sus mejores propuestas respecto a todo aquello que les afecte directamente. Participación.
- Tiene que empoderar a las personas de su equipo para asumir la responsabilidad de la gestión de los procesos que ejecute.
- Tiene que empoderar a sus equipos para la toma de decisiones, no imponer,sobre la ejecución de los procesos que son de su responsabilidad. Toma de decisiones.
- Tiene que consensuar con los miembros de su equipo el establecimiento de objetivos claros de sus procesos, su seguimiento, análisis y fijación de acciones de mejora.
- Tiene que proporcionar los recursos necesarios para que la ejecución de los procesos de su equipo sea efectiva.
- Tiene que crear un sistema de información eficiente para que la información fluya a través de la organización y los responsables de los diferentes procesos puedan disponer de todos aquellos datos necesarios para la toma de decisiones en sus funciones. Información-Datos.
- Tiene que confeccionar la suficiente diversidad de características en sus equipos de trabajo para que éstos puedan generar el máximo valor atribuible. Inteligencia Colectiva.
- Tiene que motivar la creación de grupos de trabajo transversales que fomenten la innovación y la mejora continua en todos los espacios de la empresa. Innovación-Mejora Continua.
- Debe fomentar la interacción y colaboración entre las distintas áreas y equipos de trabajo de la organización, eliminar silos, establecer una matriz de gestión del conocimiento. Colaboración.
- Debe generar confianza para proponer e impulsar todos aquellos proyectos de cambio que sean necesarios para la sostenibilidad y el crecimiento de la empresa. Confianza-Cambio.
- No debe ejercer continuo control, ni micro supervisión, ni robo de tiempo, ni abuso de poder, hacia las personas de su equipo. Autonomía.
- Debe eliminar el exceso de burocracia de determinados procedimientos al detalle que restan capacidad creativa y rapidez en la gestión de las personas.
- Debe detectar y eliminar aquellas conductas tóxicas que contaminan el buen ambiente entre las relaciones profesionales de los equipos de trabajo. Compañerismo.
- No puede ser incoherente entre lo que comunica y lo que hace, ni las decisiones que toma. Integridad-Honestidad.
- No debe desautorizar a su inmediato subordinado ni restarle credibilidad, menos todavía delante de otros colaboradores.
- Debe demostrar el máximo nivel de esfuerzo y compromiso, ser el ejemplo y referente frente a las personas del equipo.
- Tiene que comunicar, comunicar, y seguir comunicando, todo aquello que afecte directamente a las personas de su equipo, y a través de un sistema que determine una elevado nivel de transparencia. Propósito.
En las excepcionales circunstancias de crisis que el covid19 ha generado, las empresas ágiles deben tener en cuenta adicionalmente para que el nivel de compromiso de sus empleados se siga manteniendo las siguientes consideraciones:
- Readaptación permanente, es importante saber aprender y desaprender conforme va cambiando el contexto.
- No tener miedo a lo desconocido, no dejar que nos paralice, y situarnos en posición de alerta ante las mejores prácticas del entorno.
- No aferrarse a lo que hemos dejado atrás, va a llegar un mundo nuevo de oportunidades y futuro crecimiento en nuevos aspectos.
- Monitorizar el estrés de los colaboradores ante la incertidumbre que se va generando.
- Debe medirse el grado de satisfacción de los empleados de manera continua.
- Adoptar formas de trabajo cada vez más flexibles, y aprovechar todo el potencial que la tecnología puede aportarnos como nuevas herramientas de trabajo.
- El liderazgo tiene que adoptar una clara posición de optimismo y serenidad para poder inspirar a toda la organización.
Las ventajas de externalizar a través de FCA Consulting la implementación y el seguimiento de un liderazgo empresarial ágil, son las que siguen :
Profesionales con dilatada experiencia, amplios conocimientos, y habilidades directivas, capaces de gestionar proyectos de cambio empresarial.
- Reducción de costes fijos y flexibilidad en el desarrollo de los proyectos.
- Se vence la resistencia al cambio de la mano de directivos con perspectivas independientes.
- Liberación de recursos y esfuerzos que se centran en el corazón de la actividad del negocio.
- Adaptación e inmediatez a las necesidades temporales.
- Refuerza la capacidad de ejecución del empresario, o equipo directivo actual, a través de la transferencia programada del conocimiento .
- Se consiguen rápidamente ventajas competitivas con impacto en resultados.
- Posibilidad de convertir el servicio en asesoramiento continuo al empresario.
Nuestro objetivo es claro, aportar valor y un total compromiso con los resultados de nuestros clientes.
Juan Antonio Heras- Directivo y Consultor FCA Consulting
