Las 4 fases del cambio organizacional
Es obvio que con el transcurso del tiempo las cosas varían, cambian, en múltiples situaciones estas crecen, se empequeñecen, adquieren otra forma, envejecen, mueren. Todo esto le ocurre a los seres vivientes y a otro elemento material que se quiera considerar, como consecuencia de factores externos y/o internos. Las organizaciones no están exentas de sufrir cambios.
El cambio ha existido siempre, pero ahora se presenta con características distintas. Tiempo atrás podíamos tener cierta confianza ya que éste no tenía la dinámica actual, tanto en su frecuencia como en su profundidad y generalidad, esto permitía hasta cierto punto actuar de manera reactiva. Hoy día el cambio es permanente, acelerado y no debemos ni podemos darnos el lujo de ser reactivos ya que se corre el riesgo de sucumbir. Nuestra actuación debe ser proactiva y trabajar en función del cambio planeado.
El cambio se puede presentar de manera incremental o transformacional, el primero con pequeñas variaciones que se incrementan y el segundo con variaciones más profundas.
El cambio no constituye un hecho aislado, ni en su acción ni en su repercusión, constituye un proceso en el que hay que destacar los aspectos siguientes:
- ¿Por qué cambiar? y ¿qué cambiar?
Se debe definir la necesidad del cambio y cuáles son los aspectos que formarán parte del cambio.
- ¿Hacia dónde debe ir el cambio?
Una vez encontrado que es lo que se necesita cambiar y tomando como base donde nos encontramos se define el estadio deseado en el futuro.
- ¿Cómo cambiar?
En esta parte del proceso con la evaluación del presente definimos como llegar desde un estadio al otro deseado con estrategias y acciones planificadas.
Cualesquiera que sean las respuestas a las preguntas anteriores estas se deben incluir en un Plan de Acción de amplio alcance que garantice el cambio organizacional con éxito. Este plan tiene cuatro fases.
- Establecer prioridades y ejecutarlas con excelencia.
- Generar una planificación estratégica y seguirla de forma ajustada y precisa. Trabajar con un presupuesto general de empresa, detectar las desviaciones y corregirlas.
- Control de Gestión en la empresa en el corto plazo y el Control de Riesgos en el largo plazo.
- Definir una estrategia de diferenciación respecto de la competencia que convierta a la organización en el estándar indiscutible.
- Definir objetivos estratégicos específicos, medibles, factibles, realistas, programados en el tiempo, formulados en positivo, tácitos, pertinentes, éticos, retadores, legales, ecológicos, acordados y por escrito.
- Elaborar un plan de tesorería realista, una previsión de ingresos y de pagos y determinar las necesidades de fondos.
- Establecer los indicadores apropiados a cada objetivo para realizar el seguimiento de los objetivos estratégicos.
- Establecer los procedimientos de aprovisionamiento necesarios para una adecuada gestión de stocks. Los objetivos son incrementar la rotación de los mismos, disminuir las roturas de stocks y, en general, trabajar siguiendo criterios de 80/20.
- Establecer una previsión de ventas, con objetivos de ventas asignados, y hacer seguimiento y corrección de las desviaciones.
- Si se considera necesario, estudiar el portfolio y los márgenes brutos por artículo para eliminar los productos con pocas ventas y/o con poco margen y sustituirlos por productos más rentables.
- Implantar un sistema de controlling contable de la empresa.
- Establecer procedimientos que permitan conocer en profundidad el proceso de compra de los clientes.
- Establecer procedimientos para evaluar los mercados potenciales y las ventas en los mismos.
- Avanzar a la velocidad de la confianza. Transparencia, cumplimiento de objetivos y generar confianza.
- Definir de forma explícita los Valores, la Visión y la Misión y hacerlos llegar a todos los ámbitos de la organización.
- Establecer un mapa de procesos que distinga entre procesos estratégicos, operativos y de soporte.
- Definir las funciones, responsabilidades, procesos necesarios para poner en marcha las estrategias.
- Definir los objetivos departamentales de igual modo que los estratégicos y establecer los indicadores apropiados.
- Reflejar en el organigrama funcional los cambios organizacionales operados.
- Implantación de un plan de formación anual.
- Conseguir más con menos. Centrarse en los clientes. Centrarse en los empleados. Alinear la organización con el valor para el cliente.
- Definir los procedimientos y las instrucciones de trabajo que permitan simplificar y controlar la gestión de la empresa.
- Establecer los procesos para:
- Gestión de pedidos, cobros, control de clientes y modos de facturación.
- Gestión de precios de ventas y de compras.
- Controlling de proveedores.
- Control de rotación de stocks y gestión de inventarios.
- Establecer el proceso de gestión, preparación y expedición de pedidos orientado a producto (pedido).
- Establecer un procedimiento de gestión de las incidencias en los pedidos.
- Determinar la tipología de clientes. Segmentar el mercado.
- La empresa debe buscar acuerdos con terceros para comercializar sus productos y servicios.
- La empresa debe buscar y cerrar acuerdos con terceros para acciones conjuntas de comunicación, eventos, etc.
- Reducir el miedo. Centrarnos en lo que podemos controlar. Sustituir prácticas y procesos obsoletos.
- Mejoras en los procesos de fabricación, manipulación y logística.
- Mejoras en la previsión de ventas.
- Margen de mejora en reducción de costes operativos.
- Mejoras en la previsión de costes.
- Mejoras en los canales de entrega (plazos y existencias).
- Mejora en la gestión de stocks.
- Estrategia de gestión de la imagen.
- Internacionalización. La empresa ha de procurar que la actividad comercial supere el país de donde es la empresa.
- No permitir que la inercia limite el sistema.
Espero que te haya gustado el artículo de hoy. Tres cosas antes de despedirnos:
- ¿Has puesto en práctica alguna de estas fases? ¿Cuál ha sido la que mejor te ha funcionado? ¿Utilizas alguna otra que quieras compartir con nosotros? Deja tu opinión a continuación.
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Por José Maria González
Director área de producción
